簿記：小企業成功的關鍵武器
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| 管理小型企業的關鍵一環
傳統智慧告訴我們，要管好要一間公司，首先要管好公司那盤數。因此，準確地記錄公司的大小帳項，是任何成功的小型企業的支柱。不同的公司有不同的策略去處理公司帳項，有的公司東主親自管理公司的帳項，有的指定公司其中一位同事兼任，亦有不少小型公司索性外判給專業服務公司處理。不論你採取任何方式，作為公司老闆，你都需要瞭解一些簿記的最基本知識，方便履行公司納稅的責任，亦有助你瞭解公司業務的運作和規劃日後的發展。
簿記員的作用是什麼？
簿記是會計的一部分，涉及財務文件的收集和組織。因此，簿記員的工作就是把與公司財務相關的每一項資料收集、組織和存檔。簿記員日常的任務就是負責編制發票、收據、薪資紀錄、帳單報表、銀行和信用卡對帳單、報稅表和申報表等。
因此，良好的簿記制度可確保你擁有所需的數據和資料，以幫助你或會計師預測你公司的發展，並診斷你公司的財務健康狀況。
簿記在小型企業中的重要性
1.追蹤公司的獲利能力
從簿記整理好的數據，讓你知道公司在一段時間內的收入和支出，知道公司是否獲利，從而協助你規劃公司未來的發展和改進方法。而通過一些簡單的計算，更可得出以下的比率，讓你衡量公司的效率和盈利能力：
毛利率
利潤率
資產報酬率
股本報酬率
已動用資本報酬率
2. 維持現金流，並改善公司的財務管理
一般小型公司財力有限，因此，公司的手頭現金對公司的存亡至為重要。負責任的簿記員能讓你清楚知道公司的收入和支出狀況，並確保你手頭上有足夠的現金來支付公司的業務支出。正確的財務記錄如現金流量表可讓你更輕鬆地分析公司的財務狀況，並確定需要改進的領域。
3. 協助你做好納稅的準備
不少小型企業會把報稅部份交給專業服務公司處理，如果公司能完整地紀錄每項收支，方便專業服務公司準確地把各項財務資料呈報稅務局。遺失單據，特別是支出單據，便意味著公司未能全面享受扣稅項目。
4. 內部監控
如果公司平時能有系統地記錄每項商業交易，當公司帳目出現問題時，便能更快地找出問題帳項，從而作出修正。甚至當公司出現一些可疑帳目時，清晰的紀錄有助公司追查每項交易，容易找出公司內部有否出現欺詐的情況。
簿記員職責
記錄每天的財務交易，並保持準確的分類帳
核對收據，並通過現金或支票向銀行付款
監控辦公室費用，並支付供應商發票
協助處理報稅表格
處理和維護工資記錄
核實交易的準確性，並確保它們正確地記錄在合適的分類帳
整理每日和每月的財務和統計報告
你應該保留哪些財務記錄？
根據稅務局規定，所有在香港經營業務的人，必須就其入息及開支備存足夠的紀錄，以便確定公司業務的應評稅利潤，而該等紀錄須最少保留7年。
這些業務紀錄包括：
記錄收款及付款或收入及開支的帳簿
核實帳簿中各項記錄所需的基本文件，例如單據、銀行結單、發票、收據及其他有關的文件
有關你業務的資產及負債紀錄
每日的收款及付款紀錄，以及有關的證明資料。
你亦須於每年年底就有關你業務的一切資產及負債，擬備紀錄，包括：
債務人和債權人清單
盤點資料
免責聲明： 以上只一般是建議，如遇特殊問題，還是先諮詢「稅務會計師」獲取專業的意見。
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